Lavoro: le linee guida del Garante per posta elettronica e internet
Le regole aziendali, il doppio indirizzo e-mail, il fiduciario, i siti non accessibili
I datori di lavoro pubblici e privati non possono controllare la posta elettronica e la navigazione in Internet dei dipendenti, se non in casi eccezionali. Spetta al direttore del lavoro definire le modalità d'uso di tali strumenti ma tenendo conto dei diritti dei lavoratori e della disciplina in tema di relazioni sindacali.
Il Garante privacy, con un provvedimento generale che sarà pubblicato sulla "Gazzetta ufficiale", fornito in modo concreto nell'ordine d'uso del computer sul luogo di lavoro. “La questione è particolarmente delicata - afferma il relatore Mauro Paissan - perché dall'analisi dei siti web visitiamo si possono trarre informazioni anche sensibili sui dipendenti e messaggi di posta elettronica possono avere contenuti a carattere privato. Prevenire l'uso arbitrario degli strumenti informatici aziendali e la lesione della riservatezza dei lavoratori ”.
L'Autorità prescrittiva innanzitutto ai datori di lavoro di informazione con chiarezza e in modo dettagliato i lavoratori sulle modalità di utilizzo di Internet e della posta elettronica e sulla possibilità di effettuare controlli. Il Garante vieta poi la lettura e la registrazione sistematica delle e-mail così come il monitoraggio sistematico delle pagine web fornite dal lavoratore, perché ciò realizzerebbe un controllo a distanza lavorativa vietato dallo Statuto dei lavoratori. Viene inoltre indicata tutta una serie di misure tecnologiche e organizzative per prevenire la possibilità, prevista solo in casi limitatissimi, l'analisi del contenuto della navigazione in Internet e l'apertura di alcuni messaggi di posta elettronica contenenti dati necessari all'azienda.
Il provvedimento stabilito dall'uso da parte delle aziende di un disciplinare interno, definito coinvolgendo anche le rappresentanze sindacali, nel quale sono chiaramente indicate le regole per l'uso di Internet e della posta elettronica.
Il datore di lavoro è inoltre chiamato ad osservare ogni misura in grado di prevenire il rischio di utilizzo impropri, così da ridurre i controlli successivi sui lavoratori. Per quanto riguarda Internet è opportuno ad esempio:
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individuare preventivamente i siti considerati correlati o meno con la prestazione lavorativa;
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utilizzare filtri che prevengono determinati operazioni, quali accedere a siti inseriti in una sorta di lista nera o il download di file musicali o multimediali.
Per quanto riguarda la posta elettronica, è opportuno che l'articolo:
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renda disponibili anche indirizzi condivisi tra più lavoratori (Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.; Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.; Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.), rendendo così chiara la natura non privata della corrispondenza;
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valuti la possibilità di attribuire al lavoratore un altro indirizzo (oltre quello di lavoro), destinato ad un uso personale;
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preveda, in caso di assenza del lavoratore, messaggi di risposta automatica con le coordinate di altri lavoratori a cui rivolgersi;
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metta in grado il dipendente di delegare un altro lavoratore (fiduciario) a verificare il contenuto dei messaggi a lui indirizzato legato all'attività lavorativa.
Nel caso in cui queste misure preventive non dovessero essere riscontrate a rischio di anomalie, gli eventuali controlli da parte del datore di lavoro devono essere effettuati con gradualità. In prima battuta si tratta di effettuare verifiche di reparto, di ufficio, di gruppo di lavoro, in modo da individuare l'area da richiamare all'osservanza delle regole. Solo usato, ripetendosi l'anomalia, si potrebbe passare a controlli su base individuale.
Il Garante ha chiesto infine particolari misure di tutela in quelle realtà lavorative dovendo essere rispettato il segreto professionale garantito ad alcune categorie, come ad esempio i giornalisti.
Roma, 5 marzo 2007